Elektronisches Fahrtenbuch: UngĂŒltig wegen nachtrĂ€glicher Eintragungen

Elektronisches Fahrtenbuch

Wer sein elektronisches Fahrtenbuch fĂŒr einen Firmenwagen nur alle paar Wochen pflegt, riskiert eine höhere Besteuerung.

Neustadt a. d. W. (ots) – Wer sein elektronisches Fahrtenbuch fĂŒr einen Firmenwagen nur alle paar Wochen pflegt, riskiert eine höhere Besteuerung. Das zeigt ein kĂŒrzlich veröffentlichtes Urteil des Finanzgerichts DĂŒsseldorf. Auch der Bundesfinanzhof verfolgt mit Blick auf elektronische FahrtenbĂŒcher eine strenge Rechtsprechung. Worauf Steuerzahlerinnen und Steuerzahler unbedingt achten sollten und fĂŒr wen sich das (elektronische) Fahrtenbuch besonders lohnt, erlĂ€utert der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH).

Pauschalbesteuerung oder Fahrtenbuch?

Wer einen Firmenwagen auch fĂŒr private Fahrten nutzen darf, muss diese Nutzung als geldwerten Vorteil versteuern. DafĂŒr gibt es zwei Möglichkeiten: die Pauschalbesteuerung und das Fahrtenbuch. Bei der Pauschalbesteuerung kommt die sogenannte 1-Prozent-Regelung bei Autos mit Verbrennermotoren beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen die 0,25-Prozent-Regelung bei Elektrofahrzeugen oder die 0,50-Regelung bei einigen Hybridfahrzeugen zur Anwendung. Die Pauschalbesteuerung ist die einfachste Variante der Versteuerung eines Dienstwagens.

Das FĂŒhren eines Fahrtenbuchs erfordert etwas mehr Aufwand. Es lohnt sich aber vor allem in den folgenden FĂ€llen:

  • Der Firmenwagen wurde bereits abgeschrieben.
  • Der Firmenwagen ist ein Gebrauchtfahrzeug.
  • Der oder die Arbeitnehmende hat eine Zuzahlung zur Anschaffung geleistet.
  • Der oder die Arbeitnehmende bezahlt die Benzinkosten selbst.
  • Es werden nur wenige private Fahrten unternommen.

Strenge Anforderungen fĂŒr elektronisches Fahrtenbuch

FrĂŒher wurden FahrtenbĂŒcher ausschließlich per Hand gefĂŒhrt. Inzwischen nutzen viele Dienstautofahrerinnen und -fahrer ein elektronisches Fahrtenbuch, dafĂŒr gibt es zahleiche Softwarelösungen. Das Finanzamt erkennt die digitale Fahrtenbuchvariante grundsĂ€tzlich zwar als Nachweis an – allerdings nur, wenn diese strenge Anforderungen erfĂŒllt.

Vor allem mit Blick auf nachtrĂ€gliche VerĂ€nderungen ist Vorsicht geboten. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat Anfang 2024 in einem Beschluss betont, dass nachtrĂ€gliche Änderungen in AusnahmefĂ€llen zwar zulĂ€ssig sein können. Jedoch nur, wenn diese in der ursprĂŒnglichen Datei dokumentiert und offengelegt wurden, also erkennbar sind. Ist das nicht der Fall, handelt es sich um kein ordnungsgemĂ€ĂŸes Fahrtenbuch und wird folglich von den FinanzĂ€mtern nicht anerkannt (BFH-Beschluss VI B 37/23).

Geschlossene Form und zeitnahe Eintragungen

Das Finanzgericht DĂŒsseldorf hatte jĂŒngst ĂŒber einen Fall zu verhandeln, bei dem es um nachtrĂ€gliche Änderungen an einem elektronischen Fahrtenbuch ging. Geklagt hatte eine GmbH, die einem Gesellschafter einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung ĂŒberlassen hatte. Dieser nutzte fĂŒr die Dokumentation eine Software, also ein elektronisches Fahrtenbuch. Bei einer LohnsteuerprĂŒfung der GmbH stellte sich heraus, dass EintrĂ€ge im Fahrtenbuch lediglich in einem drei- bis sechswöchigen Rhythmus vorgenommen wurden.

Das zustĂ€ndige Finanzamt wies das Fahrtenbuch als unzulĂ€ssig ab und wendete die Pauschalversteuerung an. Dadurch ergab sich ein höherer geldwerter Vorteil fĂŒr den Arbeitnehmer beziehungsweise den Gesellschafter – und somit eine höhere Versteuerung. Die GmbH reichte Klage ein, aber das Finanzgericht bestĂ€tigte die Vorgehensweise des Finanzamts. BegrĂŒndung: Das Fahrtenbuch erfĂŒlle nicht die von der Rechtsprechung geforderte geschlossene Form und sei darĂŒber hinaus auch nicht zeitnah gefĂŒhrt, sondern nachtrĂ€glich verĂ€ndert worden (Finanzgericht DĂŒsseldorf, 3 K 1887/22 H/L).

NachtrĂ€gliche Änderungen mĂŒssen deutlich erkennbar sein

Das Gericht erlĂ€uterte, wann eine Ă€ußere geschlossene Form eines per Computerprogramm erzeugten Fahrtenbuchs vorliegt. NĂ€mlich nur dann, wenn nachtrĂ€gliche VerĂ€nderungen an zu frĂŒheren Zeitpunkten eingegebenen Daten entweder technisch ausgeschlossen oder in der Datei selbst dokumentiert und “bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme” erkennbar sind. Eine separate Änderungsprotokolldatei genĂŒgt demnach nicht den Anforderungen.

Zudem bemĂ€ngelte das Finanzgericht, dass das Fahrtenbuch nicht zeitnah gefĂŒhrt wurde. Und wann die Eintragungen konkret erfolgten, lasse sich mangels Protokolldateien nicht feststellen. Die KlĂ€gerin hatte eingerĂ€umt, dass die Eintragungen gebĂŒndelt vorgenommen und die Fahrten in der Zwischenzeit lediglich auf Notizzetteln festgehalten worden seien. Und diese Zettel habe man anschließend entsorgt. Bereits dadurch wurde das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemĂ€ĂŸ gefĂŒhrt und somit nicht anerkannt.

Die VLH: GrĂ¶ĂŸter Lohnsteuerhilfeverein Deutschlands

Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) ist mit mehr als einer Million Mitgliedern und bundesweit rund 3.000 Beratungsstellen Deutschlands grĂ¶ĂŸter Lohnsteuerhilfeverein. GegrĂŒndet im Jahr 1972, stellt die VLH außerdem die meisten nach DIN 77700 zertifizierten Beraterinnen und Berater.

Die VLH erstellt fĂŒr ihre Mitglieder die EinkommensteuererklĂ€rung, beantragt sĂ€mtliche SteuerermĂ€ĂŸigungen, prĂŒft den Steuerbescheid und einiges mehr im Rahmen der Beratungsbefugnis nach § 4 StBerG.

 

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