„Adrenalin, quietschende Reifen und ein Wintereinbruch.”

Von der Rennstrecke her ist Reifenquietschen zu hören. Auf der Terrasse vor dem Boxengebäude diskutieren Journalisten ihre Eindrücke von der Testfahrt, während Kollegen im Arbeitsraum bereits fertige Artikel an die Redaktionen schicken. Ein paar Meter weiter auf dem Parkplatz nutzt ein Fotograf das weiche Licht der Wintersonne. Die Presse-Präsentation des Polo GTI ist in vollem Gange.

Rund 400 Journalisten aus aller Welt sind nach Mallorca gekommen, um das neueste Mitglied der GTI-Familie kennenzulernen. Die Gästegruppen wechseln täglich, die gesamte Veranstaltung dauert zwei Wochen.

Briefing – Christoph Peine begrüßt die Journalisten in der GTI-Lounge am Flughafen

Die Regie liegt in der Hand von Christoph Peine, verantwortlicher Pressesprecher für den Polo, und Projektmanagerin Nele Zwanzig. Zusammen mit ihren jeweiligen Teams haben beide schon rund ein Jahr vorher mit den Vorbereitungen begonnen. „Mit den Kollegen aus der Fertigung mussten wir schon sehr frühzeitig sprechen, weil wir die Fahrzeuge in ganz bestimmten Farben zeigen wollten. Eins der ganz frühen Themen war außerdem, zusammen mit den Experten aus Vertrieb und Marketing festzulegen, welche Aspekte des Fahrzeugs in der Kommunikation besonders betont werden sollen”, erklärt Peine. Neben den GTI-typischen Fahrleistungen liegt der Schwerpunkt auf dem optionalen Fahrwerk „Sport Select” mit elektronisch verstellbaren Stoßdämpfern.

Hier geht’s lang – Christoph Peine erläutert die verschiedenen Teststrecken

„Deshalb war klar, dass wir für Testfahrten eine Rennstrecke benötigen”, nimmt Zwanzig den Faden auf, die zusammen mit ihren Kolleginnen und Kollegen für die Organisation der Veranstaltung zuständig ist. „Außerdem war ein Hotel erwünscht, dass zur Ausstrahlung des kompakten Flitzers passt.” Gleichzeitig ergab sich aus dem Veranstaltungstermin Dezember, dass nur ein Land mit garantiert trockenen Straßen in Frage kam. „Wir haben drei Alternativen vorgeschlagen. Mallorca hat sich durchgesetzt”, beschreibt Zwanzig den Auswahlprozess.

Teamwork – Nele Zwanzig (Mitte) und Christoph Peine (rechts) treffen sich regelmäßig mit ihren Mitarbeitern

Etwa ein halbes Jahr vor Veranstaltungsbeginn waren die Entscheidungen für die Orte gefallen. Rund drei Monate vorher begann dann die heiße Phase. Christoph Peine kümmerte sich unter anderem um die Anfertigung von Pressematerialien und die Einladung der Gäste. Parallel besprach Nele Zwanzig mit den Verantwortlichen des Hotels die Termine in dem Haus und überwachte die Produktion der Hinweisschilder und Logos für Flughafen-Lounge und Rennstrecke. „Irgendwann geht es dann um jeden einzelnen Tag”, verrät die Projektmanagerin. Auf den letzten Drücker wurden die technischen Fahrzeugdaten aktualisiert – das sorgte dann noch für einige Adrenalinschübe.

Geeignet für die Rennstrecke – Instruktor Benny Leuchter (Zweiter von links) und Ex-Formel-1-Rennfahrer Hans-Joachim „Strietzel” Stuck (rechts) schicken die Gäste im Polo GTI auf einige schnelle Runden

Nur vier Tage vor Veranstaltungsbeginn legte wie geplant das Messebauteam los: mit rund zwanzig Mitarbeitern an drei Orten gleichzeitig und beinahe rund um die Uhr. Am Flughafen von Palma de Mallorca entstand eine mit GTI-Logos und -Schriftzügen dekorierte Lounge – die erste Anlaufstelle für die Gäste. In die Navigationssysteme der Fahrzeuge wurden unterschiedliche Teststrecken einprogrammiert. Eine führte zu der angemieteten Rennstrecke. Auch dort gestalteten die Messebauer vorhandene Räumlichkeiten um. „Beim Abbau haben wir noch weniger Zeit. Schon am letzten Veranstaltungstag müssen wir wieder verschwunden sein”, beschreibt Projektmanagerin Zwanzig den engen Zeitplan. Auch das Gästehotel erhielt ein paar Farbtupfer im GTI-Look: vom beleuchteten GTI-Logo vor dem Eingang über eigens mitgebrachte Kaffeetassen für den Frühstücksraum bis zu rot-weiß-schwarzen Kissen für die Sofas in der Lobby. Und wie immer wurde an den letzten Details noch gearbeitet, als die Flugzeuge mit den ersten Gästen schon auf dem Weg nach Mallorca waren.

Open-Air-Büro – Nele Zwanzig arbeitet an der Rennstrecke schon mal im Freien

„Am großen Ganzen lässt sich dann nichts mehr ändern, ab diesem Zeitpunkt wird improvisiert”, beschreibt Zwanzig. Zum Beispiel, wenn ein Wintereinbruch in Mitteleuropa die Reiseplanungen der Gäste durcheinanderwirft oder ein Journalist ein ganz bestimmtes Fahrzeug benötigt. „Wir treffen uns deswegen während der Veranstaltung regelmäßig mit den Teamleitern, um den nächsten Tag zu besprechen”, erläutert sie.

Starkes Team – Nele Zwanzig (links hinten) mit den Instruktoren Benny Leuchter (links vorne) und Britta Hoffmann vom Volkswagen Eventteam (rechts hinten) sowie Dennis Retera von der Driving Experience (rechts vorne)

Bei der Präsentation koordiniert die Projektmanagerin das gesamte Team. Einige, wie Hostessen, das Fotografen-Team oder die beiden Motorsport-Instruktoren für die Runden auf der Rennstrecke, stehen im direkten Kontakt mit den Gästen. Andere erfüllen ihre Aufgabe im Hintergrund. „Dazu gehören unter zum Beispiel die Bereitsteller und Reiniger für die Fahrzeuge und zwei Dolmetscher”, zählt Zwanzig auf. Eine einheimische Agentur kümmert sich außerdem um lokale Besonderheiten und organisiert die für Fotografen eventuell erforderlichen Genehmigungen.

Der nächste Tag kann kommen – die Volkswagen Polo GTI-Testwagenflotte ist startklar

„Man kann eine Veranstaltung so gut vorbereiten, wie man will, irgendwas ist immer”, resümiert Projektmanagerin Nele Zwanzig lachend. „Aber diese Herausforderung ist das Spannende an meinem Job.” Auch Pressesprecher Christoph Peine ist froh, dass praktisch täglich Überraschungen die Routine aufbrechen: „Sonst würde ich mich nach zwei Wochen Präsentation fühlen wie Bill Murray in ‚Und täglich grüßt das Murmeltier‘.”